2026-06-22
Come far firmare un documento online in modo sicuro
Inviare un contratto per la firma online richiede pochi minuti, ma farlo in sicurezza significa verificare chi firma, registrare ogni azione e conservare la prova che il documento finale non è stato alterato.
Far firmare un documento online è rapido, ma la differenza tra una firma elettronica improvvisata e una difendibile sta nel processo. Questa guida illustra i passaggi che producono un record affidabile, utile se l'accordo dovesse essere messo in discussione.
Passo 1: prepara il documento e i campi di firma
Carica il PDF definitivo e posiziona i campi di firma, sigla e data per ciascuna parte. Assegnare i campi a destinatari nominativi evita che la persona sbagliata firmi nel punto sbagliato e mantiene il layout privo di ambiguità.
Passo 2: aggiungi i destinatari e definisci l'ordine di firma
- Elenca ogni firmatario con nome e cognome completi e indirizzo email.
- Scegli la firma sequenziale quando l'ordine conta (ad esempio dipendente prima del responsabile) o parallela quando è indifferente.
- Aggiungi eventuali destinatari in sola visione o approvatori che ricevono una copia senza firmare.
Passo 3: verifica l'identità prima della firma
La verifica dell'identità è il passaggio più spesso trascurato e insieme il più importante. Un codice monouso (OTP) inviato all'email del firmatario conferma il controllo di quell'indirizzo al momento della firma. Per documenti di maggiore valore si possono aggiungere controlli ulteriori, ma già l'OTP via email eleva la garanzia ben oltre il semplice click-to-sign.
In BAScribe ogni firmatario riceve un link univoco monouso e conferma un OTP via email prima di poter firmare. Ogni evento di verifica viene registrato nell'audit trail con marca temporale: il record mostra non solo che la parte ha firmato, ma anche come è stata verificata la sua identità.
Passo 4: firma, blocca e conserva le prove
Una volta firmato da tutte le parti, il documento va sigillato in modo da impedire ulteriori modifiche, e ogni parte deve ricevere la stessa copia finale. L'audit trail deve registrare ciascun destinatario, il metodo di verifica, la marca temporale e l'indirizzo IP.
BAScribe finalizza il PDF firmato e ne ancora l'impronta crittografica su una blockchain pubblica. Questo ancoraggio consente a chiunque di confermare che quel file è esattamente quello firmato, indipendentemente dalla piattaforma: è la forma più solida di prova di integrità che si possa associare a un documento firmato.
Domande frequenti
Devo verificare l'identità per ogni documento?
Non sempre, ma è fortemente consigliato. La verifica con OTP via email è un modo a basso attrito per confermare che il firmatario controlla l'indirizzo e rafforza in modo concreto le prove in caso di contestazione.
Cosa deve contenere un buon audit trail?
Come minimo: nome ed email di ogni destinatario, metodo ed esito della verifica dell'identità, marche temporali di visualizzazione e firma, indirizzi IP e prova che il documento finale non è stato alterato.
Posso controllare l'ordine con cui le persone firmano?
Sì. La firma sequenziale impone un ordine definito, utile quando una parte deve rivedere o controfirmare dopo un'altra. La firma parallela consente a tutti di firmare in modo indipendente quando l'ordine è irrilevante.